Od 4 maja 2019 r. zaczęła obowiązywać ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych . Na jej mocy m.in. zmieniono zawarty w Kodeksie pracy katalog danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od kandydata do pracy i pracownika,
Po nowelizacji art. 221 § 1 Kodeksu pracy czyli od 4 maja 2019 r. pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
- wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku.
Ww. przepis nie przewiduje już podawania przez kandydata do pracy imion rodziców oraz danych dotyczących adresu zamieszkania (chyba, że kandydat poda go dobrowolnie jako dane kontaktowe).
Z kolei dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydat podaje tylko, jeśli niezbędne jest to do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Zmodyfikowany katalog danych osobowych pracownika
W stanie prawnym obowiązującym od 4 maja 2019 r., pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Żądanie przez podmiot zatrudniający podania innych danych osobowych niż te wskazane powyżej, jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Na mocy art. 221a § 1 i § 3 Kodeksu pracy, przetwarzanie przez pracodawcę innych danych niż wymienione w art. 221 Kodeksu pracy (pozyskanych na jego wniosek lub z inicjatywy kandydata do pracy/pracownika), jest możliwe wyłącznie za zgodą osoby ubiegającej się o pracę lub pracownika.
Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
W przypadku tzw. danych wrażliwych, czyli danych m.in. biometrycznych (np. odciski palców), o pochodzeniu rasowym czy stanie zdrowia, zgoda będzie wystarczającą podstawą do ich przetwarzania wyłącznie przez osoby do tego upoważnione, z tym że udostępnienie tych danych musi nastąpić z inicjatywy kandydata do pracy/pracownika (art. 221b § 1 i § 3 Kodeksu pracy). Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest ponadto dopuszczalne, jeśli ich podanie będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Zgoda kandydata do pracy/pracownika nie jest natomiast wystarczająca do przetwarzania dotyczy danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO. Zgodnie z tym przepisem, dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy prawo przewiduje obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez kandydata do pracy/pracownika.
Ważne!
Do przetwarzania danych osobowych pozyskanych za zgodą mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych zobowiązane będą do zachowania ich w tajemnicy (art. 221b § 3 Kodeksu pracy). Z tego powodu pracodawca powinien rozszerzyć zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na wrażliwe dane osobowe opisane w art. 9 ust. 1 RODO, które są pozyskiwane za zgodą kandydata i pracownika.
Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata do pracy lub pracownika, jak również nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
źródło:serwis kadrowego
